Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa ei ole niinkään kyse tekniikasta tai IT:stä vaan liiketoimintaprosessien analysoinnista, ymmärtämisestä ja kehittämisestä. Lisäksi projekti vaikuttaa suoraan tai välillisesti koko yritykseen, sen eri osastoihin ja työntekijöihin.
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöönottoprojekti sisältää järjestelmän suunnittelun, määrittelyn ja käyttöönoton. Järjestelmä hallitsee yrityksen prosesseja muun muassa taloushallinnossa, varastossa, tilauksissa ja valmistuksessa.
Onnistunut toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto edellyttää selkeää projektisuunnitelmaa, integraatioita muihin järjestelmiin (esimerkiksi CRM:ään, WMS:ään tai verkkokauppaan) sekä muutosjohtamista organisaatiossa.
Tällä sivulla käymme läpi uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton, yleisiä virheitä ja tapoja toteuttaa projekti tehokkaasti.
Projektimalli toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon
Tässä on yleiskuva mallista, jota Systemstöd käyttää uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojekteissa. Olemme kehittäneet ja kehitämme mallia jatkuvasti eri tilanteita ja rooleja varten siihen liittyvine malleineen ja aineistoineen. Näin tuemme yhtenäistä toimintatapaa ja hyödynnämme tietoa ja kokemusta jatkuvasti uudelleen.
Analyysi ja esiselvitys
– Tässä vaiheessa yrityksenne tavoitellut liiketoimintaprosessit sovitetaan uuteen toiminnanohjausjärjestelmään, ja poikkeamat voidaan määritellä ja dokumentoida.
– Mahdolliset täydentävät ratkaisut, kuten mukautukset ja integraatiot muihin järjestelmiin, dokumentoidaan.
– Projektin tarpeet tietojen siirrolle ja muuntamiselle nykyisistä järjestelmistä dokumentoidaan.
– Määrittelemme yhdessä projektin aikataulun eri tehtävineen, laajuuden ja ratkaisun.
– Analyysi voi vaihdella koko yrityksen ja sen liiketoimintaprosessien perusteellisesta esiselvityksestä yksittäisen prosessin analyysiin.
Käyttöönotto
– Vaihe alkaa teknisellä asennuksella ja uuden toiminnanohjausjärjestelmän määrittelyllä IT-alustallenne tai ulkoiseen pilviympäristöön.
– Määrittelemme käyttämänne toiminnanohjausjärjestelmän moduulit esiselvityksen ja analyysin perusteella.
– Avainkäyttäjänne koulutetaan uuteen toiminnanohjausjärjestelmään perusteista eri työalueiden moduuleihin
– Tiedot kartoitetaan ja siirretään nykyisestä toiminnanohjausjärjestelmästä uuteen.
– Mahdolliset mukautukset ja integraatiot kehitetään ja testataan.
– Uuden toiminnanohjausjärjestelmän testausta varten laaditaan testipöytäkirjat
– Testaatte uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotettavissa liiketoimintaprosesseissa ja toiminnoissa.
– Dokumentoimme toiminnanohjausratkaisun, sen toiminnot ja prosessit
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän tuotantokäyttöönotto
– Tässä valmistaudumme yhdessä yrityksenne kanssa uuden toiminnanohjausjärjestelmän tuotantokäyttöönottoon.
– Suunnittelemme ja valmistelemme siirtymisen Systemstödin asiakastukeen, jatkokehitykseen ja ylläpitoon.
– Koulutatte uuden toiminnanohjausjärjestelmän loppukäyttäjät.
– Viimeinen tiedonsiirto ennen tuotantokäyttöönottoa sisältää esimerkiksi varastosaldojen siirron ja tarkistuksen nykyistä toiminnanohjausjärjestelmää vasten.
– Uusi toiminnanohjausjärjestelmä otetaan tuotantokäyttöön.
– Suunnittelemme yhdessä yhteistyön jatkon ja tulevat optimointiprojektit
– Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojekti päätetään ja arvioidaan yhdessä.
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän jatkokehitys ja ylläpito
– Tuotantokäyttöönoton ja sen tukijakson jälkeen tarjoamme uudelle toiminnanohjausjärjestelmällenne tukea ja apua haluamassanne laajuudessa.
– Säännölliset KAM-tapaamiset tukevat yrityksenne liiketoimintaprosessien jatkokehitystä ja tehostamista uuden toiminnanohjausjärjestelmän pohjalta.
– Toteutamme uuden toiminnanohjausjärjestelmän päivitykset.
– Uuden toiminnanohjausjärjestelmän asiakastukemme antaa parhaat mahdolliset edellytykset saada nopeasti apua ongelmiin ja kysymyksiin.
Lue lisää käyttöönotosta
Onko oikean kumppanin ja palveluntarjoajan löytäminen toiminnanohjausjärjestelmälle tärkeämpää kuin parhaan järjestelmän löytäminen?
Blogikirjoituksessa Toimituskyky on tärkeää toiminnanohjausjärjestelmää arvioitaessa Bertil Ågren HerbertNathanilta käsittelee sitä, onko oikean kumppanin ja palveluntarjoajan löytäminen toiminnanohjausjärjestelmälle tärkeämpää kuin parhaan järjestelmän löytäminen.
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto voi muuttua painajaiseksi, ja odotettuja hyötyjä voi olla vaikea nähdä. Lue blogikirjoituksesta lisää viidestä syystä, miksi käyttöönotot eivät suju odotetusti – Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto
Jonas Andersson HerbertNathanilta tarkastelee viimeisten 10–15 vuoden toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoja. Lue niistä lisää tästä Valitse toimittaja – älä järjestelmää
Mikael Edelslätt, liiketoiminnan kehittäjä, SRB Gruppen AB
– Systemstöd osoitti nopeasti ymmärtävänsä toimintaamme. Pitkä kokemus toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotosta ja mukauttamisesta erilaisiin yrityksiin oli meille ratkaisevaa toimittajan valinnassa. Vaatimuksemme ovat ainutlaatuiset, eikä toiminnallemme ole itsestään selvää vakiojärjestelmää.”