Operatiiviset koontinäytöt
– Antaa työntekijöille tietoa omien päätösten tekemiseen
– Laaja, kattava tiedon jakelu, kun kaikki (monet) näkevät tiedot suoraan
– Tekniikka ja järjestelmät ovat toissijaisia! Ensisijainen tavoite on näyttää ja jakaa verkkotietoja omia päätöksiä ja toimia varten
Operatiiviset koontinäytöt
Näemme asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja omien työntekijöidemme kiinnostuksen operatiivisiin koontinäyttöihin kasvavan. Tiedot tuodaan yksinkertaisesti työympäristöön, jotta useat työntekijät näkevät samat koontinäytön tiedot yhtä aikaa. Ilmiölle ei näytä olevan hyvää nimeä, joten kutsumme ratkaisua operatiivisiksi koontinäytöiksi.
Operatiiviset koontinäytöt logistiikkaan ja varastoon
Olemme kehittäneet esimerkin logistiikan ja varaston operatiivisesta koontinäytöstä asiakkaalle Hansen Racing. Yritys on Ruotsin vanhin ja suurin muun muassa amerikkalaisten autojen, kuorma-autojen, pakettiautojen ja venemoottoreiden tarvikkeiden ja varaosien tuontiin ja myyntiin erikoistunut yritys.
Heidän varastossaan on suuri TV-näyttö, jossa näkyvät sekä vastaanotto- että toimitustiedot järjestelmästä Jeeves ERP .
Toimitustiedoissa näkyvät esimerkiksi:
– keräilyjen määrä toimitustavoittain
– kuljetusliike
– kuinka monta asiakastilausta on vielä keräämättä
– kuinka monta asiakastilausta kerätään parhaillaan
– kuinka monta asiakastilausta on valmiina.
Tehtävänsä saanut varastotyöntekijä näkee suoraan koontinäytöltä, että saapuvia toimituksia pitää käsitellä tai että tietyn toimitustavan asiakastilauksia on kerättävänä – autan siinä!
Työntekijöille ei tarvitse antaa ”käskyä”, vaan tehtävän valmistuttua he näkevät, missä voivat seuraavaksi auttaa. Henkilöstö saa yksinkertaisesti itse päättää, missä siitä on juuri nyt eniten hyötyä.
Operatiiviset koontinäytöt tukeen ja helpdeskiin
Myös asiakastuen käsittelyä voidaan tehostaa samalla tavalla. Avokonttorin keskelle sijoitetaan suuri TV tai näyttö, jossa näkyvät saapuneet tukipyynnöt. Esimerkkinä on Systemstödin oma asiakastuki. Jokaisena työpäivänä joku työntekijä vastaa tuesta.
Mutta jos työntekijä:
– saa tehtävän valmiiksi arvioitua aikaisemmin
– on juuri nyt vähemmän kiireinen
– tietää ratkaisun tukipyyntöön
Hän voi ottaa hoitaakseen yhden saapuneista, TV-näytöllä näkyvistä tukipyynnöistä. ”Tukipäällikkö” ei jaa tukipyyntöjä, vaan työntekijät päättävät itse, missä heistä on juuri nyt eniten hyötyä.
Operatiiviset koontinäytöt yritystietoihin
Toinen oma esimerkkimme operatiivisista koontinäytöistä ovat yritystiedot, kuten laskutus, käyttöaste ja saapuneet tilaukset. Tiedot voidaan näyttää reaaliaikaisesti kaikille työntekijöille esimerkiksi työkalussa Google Charts muutamina kaavioina, kun he kirjautuvat Jeeves-toiminnanohjausjärjestelmään ja yrityksen intranetiin.
Kaikki työntekijät saavat siis aina reaaliaikaiset tiedot ja tilannekuvan näiltä alueilta. Sisäiset kokoukset voivat keskittyä vaativampiin tehtäviin sen sijaan, että seurataan jo tapahtuneita asioita, joihin yritys ei enää voi vaikuttaa vaan joita se voi muuttaa vain tulevaisuudessa.
Operatiivisten koontinäyttöjen edut
Operatiiviset koontinäytöt käyttöön ottaneet asiakkaat näkevät merkittäviä etuja monissa liiketoiminnoissa.
– Jeeves ERP:n tai muiden järjestelmien reaaliaikaiset tiedot näytetään verkossa omien päätösten ja aloitteiden perustaksi.
– Laaja ja kattava tiedon jakelu. Antaa laajaa ymmärrystä, kun monet (kaikki) näkevät tiedot suoraan.
– Luo kiinnostavaa ryhmädynamiikkaa, kun tärkeät tiedot näkevät esihenkilön lisäksi kaikki työntekijät. Esihenkilö näkee, kuinka paljon tuotetaan, kerätään tai täytyy ratkaista jne., ja työntekijät voivat päättää itse, mitä tehdään ja missä järjestyksessä. Kaikki perustuu heidän näkemiinsä tietoihin.
– Tekniikka ja järjestelmät ovat toissijaisia! Ensisijainen tavoite on näyttää ja jakaa verkkotietoja omia päätöksiä ja toimia varten.