Max Matthiessen
Max Matthiessenin talousosastolla neljä henkilöä työskentelee täsmäytysten parissa. Kuukausi- ja neljännesvuositilinpäätösten täsmäytykset on perinteisesti hoidettu paperien, kansioiden ja taulukkolaskennan avulla.
Yritys
Max Matthiessen perustettiin vuonna 1889. Sen 450 työntekijää 27 paikkakunnalla ovat vakuutusten, eläkkeiden ja säästöhenkivakuutusten asiantuntijoita. Yrityksellä on pitkä kokemus työnantajien ja yksityishenkilöiden auttamisesta markkinoiden johtavien säästö- ja vakuutusratkaisujen kilpailutuksessa, analysoinnissa, paketoinnissa, neuvonnassa ja hallinnossa.
Haaste
Max Matthiessenin talousosastolla neljä henkilöä työskentelee täsmäytysten parissa. Kuukausi- ja neljännesvuositilinpäätösten täsmäytykset on perinteisesti hoidettu paperien, kansioiden ja taulukkolaskennan avulla. Työntekijät työskentelivät eri paikoissa, kaikki tieto käsiteltiin papereina, kansioina ja Excel-taulukoina, ja allekirjoittaminen vei yhä enemmän aikaa. Myös kokonaiskuvan saaminen täsmäytysten etenemisestä kävi jatkuvasti vaikeammaksi.
Ratkaisu tehokkaaseen tilinpäätökseen löytyi
Systemstödin järjestämässä asiakaspäivässä Max Matthiessen tutustui ensimmäisen kerran Adran BALANCER-ohjelmistoon. Lyhyen tapaamisen jälkeen päätettiin valita BALANCER tehostamaan Max Matthiessenin täsmäytystyötä.
Adra BALANCERin käyttöönotto
BALANCERin asennus, tai pikemminkin määritys, integroituna Jeeves-talousjärjestelmään kolmelle Max Matthiessenin yhtiölle toteutettiin yhden päivän aikana. Ennen määritystä Max Matthiessen kokosi tiedot kolmen yhtiön käyttämistä tilikartoista.
Ohjelmisto toimitetaan palveluna ja on täysin verkkopohjainen, joten paikallista asennusta ei tarvita. Työntekijät pääsevät BALANCERiin internetyhteydellä ja PC- tai Mac-tietokoneellaan. Kaikilla Max Matthiessenin talousosaston työntekijöillä on pitkä kokemus täsmäytyksistä. Koska BALANCER on itseohjaava, koulutusta ei järjestetty, vaan ohjelmiston käyttö alkoi heti asennuksen jälkeen.
Max Matthiessenin omien BALANCER-käyttäjien lisäksi ohjelmistoa käyttävät yrityksen tilintarkastajat. Se tarjoaa arvostettua tukea sekä tilintarkastajille että omalle henkilöstölle. Suuria määriä aineistoa ja eri versioita Excel-taulukoista ei enää tarvitse lähettää sähköpostitse. Nyt samasta tiedosta ja aineistosta voidaan keskustella suoraan. Tilintarkastajat voivat myös valmistella työnsä itsenäisesti ennen tapaamisia.
Kokemuksia Adra BALANCERista
Max Matthiessenin tärkeimmät kokemukset kuuden kuukauden BALANCER-käytön jälkeen:
– Vähemmän paperinkäsittelyä, koska kaikki löytyy suoraan käyttäjien näytöiltä ilman paperien ja kansioiden selaamista.
– Parempi kokonaiskuva täsmäytysprosessista antaa varmuuden siitä, mitä on tehty ja mitä on vielä täsmäytettävä.
– Mielekkäämpää täsmäytystyötä, joka on myös ympäristöystävällistä ja nykyaikaista.
– Aiemmin kattavampia täsmäytyksiä, koska kaikki tieto on tallennettu ja saatavilla yhdellä painalluksella.
– Mitään ei jää huomaamatta täsmäytysprosessissa.
– Allekirjoittaminen vie vähemmän aikaa ja onnistuu ajasta ja paikasta riippumatta.
– Helpompi tilintarkastus, koska suuria tietomääriä ei tarvitse lähettää sähköpostitse ja tilintarkastajat voivat valmistella työnsä omalla toimistollaan.
Lisa Balkhag, kirjanpitovastaava, Max Matthiessen
– Valitettavasti uskon, että monet talousosastot ovat tehneet täsmäytyksiä samalla perinteisellä tavalla jo pitkään. BALANCER tekee yrityksen täsmäytystyöstä mielekkäämpää, nykyaikaisempaa, tehokkaampaa ja ympäristöystävällisempää.