Uuden toiminnanohjausjärjestelmän valinta – opas ja tarkistuslista

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän valinta on suuri päätös, joka vaikuttaa moniin toiminnan osa-alueisiin. Hyvä valinta ei siksi ala kysymyksestä ”Mikä toiminnanohjausjärjestelmä on paras?” Vaan kysymyksestä ”Mikä toiminnanohjausjärjestelmä sopii parhaiten toimintaamme, prosesseihimme ja tuleviin tarpeisiimme?”

Oppaassa käymme läpi tärkeimmät vaiheet uuden toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) arviointiin, vertailuun ja valintaan. Voit myös ladata yksityiskohtaisemman tarkistuslistamme arvioinnin työvälineeksi.

Milloin on aika vaihtaa toiminnanohjausjärjestelmää?

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän tarve syntyy usein, kun toiminta on muuttunut järjestelmätukea nopeammin. Tyypillisiä merkkejä ovat esimerkiksi:

• Lisää manuaalista työtä ja Excelin käyttöä
• Samat tiedot kirjataan useisiin järjestelmiin
• Järjestelmien väliset integraatiot ovat riittämättömiä
• Ajantasaista ja luotettavaa tietoa on vaikea saada
• Varasto-, logistiikka- tai tuotantoprosessit vaativat paljon manuaalista työtä
• Nykyinen toiminnanohjausjärjestelmä rajoittaa uusia toimintatapoja tai kasvua
• Yritys on kasvanut yksinkertaisemman talous- tai toiminnanohjausjärjestelmän kapasiteetin yli

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa tulisi siksi pitää liiketoimintaprojektina, ei vain IT-projektina.

1. Aloita liiketoiminnasta – älä järjestelmistä

Ennen järjestelmien vertailua on ymmärrettävä, mitä haluatte parantaa. Kartoittakaa yrityksen tärkeimmät prosessit ja tunnistakaa nykyisten toimintatapojen tai järjestelmätuen ongelmakohdat.

Kysymyksiä alkuun:

• Mitkä prosessit toimivat nykyään huonosti?
• Missä syntyy manuaalista työtä tai päällekkäistä kirjaamista?
• Mitä tietoa toiminnasta puuttuu?
• Mitkä prosessit on automatisoitava?
• Mitä yrityksen pitää pystyä tekemään kolmen–viiden vuoden päästä?

2. Kokoa oikea projekti- ja ohjausryhmä

Uuden järjestelmän valinta vaikuttaa yleensä suureen osaan yritystä. Projektiryhmän on siksi edustettava toimintaa laajasti, ei vain taloushallintoa tai IT:tä.

Toiminnasta riippuen ryhmään voi kuulua taloushallinnon, myynnin, markkinoinnin, ostojen, varaston ja logistiikan, tuotannon, projektitoiminnan, IT:n ja yritysjohdon edustajia.

3. Määrittele järjestelmän ja teknisen ympäristön vaatimukset

Kun liiketoiminnan tarpeet on kartoitettu, voitte kuvata uuden järjestelmän toiminnalliset ja tekniset vaatimukset.

• Järjestelmän tukemat liiketoimintaprosessit
• Käyttäjien määrä ja roolit
• Integraatiot CRM:ään, verkkokauppaan, varastoon, kuljetuksiin, BI:hin ja muihin järjestelmiin
• Raportointi ja päätöksenteon tuki
• Tietoturva ja tietosuoja
• Useita yhtiöitä, maita, kieliä ja valuuttoja
• Pilvi/SaaS tai muu käyttömalli
• Tulevat skaalautuvuuden ja kehityksen vaatimukset

4. Tee vaatimusmäärittelystä hyödyllinen

Vaatimusmäärittely on tärkeä, mutta vaatimusten suuri määrä ei automaattisesti paranna arviointia. Täydentäkää toiminnallisia vaatimuksia todellisilla liiketoimintatilanteilla.

Pyytäkää toimittajaa esimerkiksi näyttämään, miten järjestelmä käsittelee koko tilausprosessin, tuotannonsuunnittelun, jäljitettävyyden, projektiseurannan tai kansainvälisen kaupan sen mukaan, mikä on teille tärkeintä.

5. Laadi lyhyt lista järjestelmistä ja toimittajista

Kun vaatimukset ovat selkeät, voitte laatia alustavan listan sopivista järjestelmistä ja toimittajista. Laajemmissa arvioinneissa prosessi voidaan jakaa tietopyyntöön (RFI, Request for Information) ja sitä seuraavaan yksityiskohtaisempaan tarjouspyyntöön (RFP, Request for Proposal).

Tavoitteena on siirtyä vähitellen monista mahdollisista vaihtoehdoista muutamaan, joita arvioidaan perusteellisesti.

6. Arvioi sekä järjestelmä että toiminnanohjauskumppani

Yleinen virhe on keskittyä lähes kokonaan ohjelmistoon. Kumppanin valinta on vähintään yhtä tärkeää. Kumppani auttaa usein käyttöönotossa, integraatioissa, kehityksessä, koulutuksessa, tuessa ja jatkokehityksessä vuosien ajan.

Arvioikaa muun muassa:

• Kokemus vastaavista yrityksistä
• Tärkeimpien prosessienne tuntemus
• Kokemus kyseisestä toiminnanohjausjärjestelmästä
• Projektimenetelmät ja konsulttien saatavuus
• Integraatio-osaaminen
• Tukiorganisaatio ja pitkäaikainen ylläpito
• Sopivat ja ajantasaiset asiakasreferenssit

7. Pyydä toimittajia näyttämään prosessinne

Yleinen tuote-esittely kertoo usein vähän järjestelmän sopivuudesta juuri teille. Antakaa toimittajille selkeät skenaariot ja pyytäkää näyttämään, miten ratkaisu käsittelee tärkeimmät prosessinne, ongelmanne ja tavoitteenne.

8. Arvioi käyttöönotto ennen valintaa

Kysymys ei ole vain siitä, mitä järjestelmä osaa, vaan myös siitä, miten tavoitteeseen päästään. Pyytäkää toimittajia kuvaamaan projektimenetelmä, alustava projektisuunnitelma, vastuunjako, tiedonsiirto, integraatiot, testaus, koulutus, tuotantokäyttöönotto ja sen jälkeinen tuki.

9. Vertaa kokonaiskustannuksia – älä vain lisenssihintaa

Vertailkaa koko ratkaisua: ohjelmisto, käyttöönotto, integraatiot, mukautukset, koulutus, tiedonsiirto, käyttöpalvelut, tuki ja tuleva kehitys.

10. Yleiset virheet järjestelmän valinnassa

• Aloittaminen järjestelmistä liiketoiminnan tarpeiden sijaan
• Vanhan järjestelmän jäljentäminen uuteen
• Satojen toimintojen vertailu ilman priorisointia
• Oikean kumppanin merkityksen aliarviointi
• Riittämättömien sisäisten resurssien varaaminen
• Keskittyminen vain nykyisiin vaatimuksiin tulevien tarpeiden sijaan

Mikä toiminnanohjausjärjestelmä on paras?

Mikään toiminnanohjausjärjestelmä ei ole paras kaikille yrityksille. Sopiva järjestelmä riippuu muun muassa koosta, toimialasta, prosesseista, monimutkaisuudesta, integraatiotarpeista, kansainvälisestä toiminnasta ja tulevista suunnitelmista.

Valinnan lähtökohtana ovat siksi ensin liiketoiminnan tarpeet ja vasta sitten tuote.

---

Tarvitsetteko apua arviointiin?

Systemstöd työskentelee toiminnanohjausjärjestelmien, integraatioiden ja liiketoiminnan kehittämisen parissa ja auttaa yrityksiä ennen ERP-projektia, sen aikana ja sen jälkeen.

Lue lisää järjestelmistämme ja palveluistamme tai ota yhteyttä keskustellaksesi tilanteestanne täällä.