GDPR:n mukainen tietojen poisto Jeeves ERP:ssä
Olemme kehittäneet ratkaisun joka auttaa käsittelemään Jeevesin GDPR:n poisto- ja anonymisointivaatimuksia. Ota yhteyttä Systemstödiin tänään saadaksesi apua GDPR-vaatimuksiin järjestelmässä Jeeves ERP.
Tausta
Ruotsin henkilötietolaki (1998:294, PuL) on korvattu uudella lainsäädännöllä, yleinen tietosuoja-asetus GDPR joka säätelee henkilötietojen käsittelyä ja suojaa henkilöitä yksityisyyden loukkauksilta käsittelyssä.
Henkilötiedot ovat suoraan tai välillisesti elävään henkilöön liitettäviä tietoja, kuten nimi, henkilötunnus tai yhdessä henkilöllisyyden paljastavat tiedot. Myös epäsuorasti yksilöivät tiedot voivat olla henkilötietoja, jos ne voidaan yhdistää tiettyyn henkilöön.
Rajaus
Ratkaisu käsittelee vain tietojen poistoa. Allekirjoitustunnusta (perssign, perssign2…) ei luokitella henkilötiedoksi, kun yhteys koko nimeen on anonymisoitu. Anonymisointi koskee vakiokenttiä ja poisto Jeeves ERP:n tietokantaa. Omat taulut ja sarakkeet voidaan lisätä asennuksessa.
Poistomenetelmä
GDPR:n edellyttämä tietojen poisto toteutetaan anonymisoimalla: tiedot päivitetään niin, etteivät ne enää ole henkilötietoja. Lokit, työnkulut, merkinnät ja pyynnöt poistetaan delete-toiminnolla.
Ratkaisu
Määritämme anonymisointityöt Jeevesin vakiokenttien ja omien mukautustenne pohjalta tietojen poiston ja anonymisoinnin tueksi.
Työt poistavat vanhaa tietoa, jota ei enää haluta tai saa säilyttää. Eräajo käy järjestelmän läpi ja anonymisoi useita kenttiä määritetyn vuosimäärän takaa. Asiakas päättää ajon ajankohdan ja toistuvuuden.
Poistetut ja anonymisoidut tiedot ja tietueet tallennetaan erilliseen tauluun muutoksen osoittamiseksi. Alkuperäisiä tietoja ei luonnollisesti säilytetä.
Suostumus
KP-taulun henkilöiltä edellytetään yleensä suostumusta tietojen säilyttämiseen. Jeeves ERP Version5 (V5) sisältää kaksi suostumus- ja GDPR-kenttää myös FR:ssä: suostumuksen valintaruudun ja suostumuksen päivämäärän.
Suostumuksen peruuntuessa valinta poistetaan, tietue tallennetaan, nimi muutetaan käsin ja yhteystiedot poistetaan. Nimen anonymisointi on parempi kuin poisto, jotta tulevat yhteyshenkilöt eivät yhdisty aiempiin tapahtumiin. KP:n anonymisoinnin pitäisi siirtyä myös tapahtuma- ja tilausohjelmiin.
Nimiä voi olla muuttumattomina muualla asetusten tai muuttamiskiellon vuoksi, esimerkiksi laskuohjelmassa. Tässä kirjanpitolaki on GDPR:ää vahvempi, joten tiedot saavat jäädä.
Jos haluatte poistaa tiedot, joita laki ei edellytä säilyttämään, Systemstöd voi yhdessä kanssanne luoda lisäanonymisointityöt KP-ohjelmasta käynnistettäviksi.
Jeeves ERP:n GDPR-poiston konsultointityö kestää noin yhden päivän.
Haluatko apua Jeeves ERP:n tietojen poistoon?
Ota minuun, Fredrik Janssoniin, yhteyttä sähköpostitse: fredrik.jansson@systemstod.se tai puhelimitse: +46 70 607 65 17
Marie Boqvist, Sr Buyer, Rockwell Collins Sweden AB
– Kiitämme hyvin toteutetusta Jeeves-päivityksestä. Kaikki sujui hyvin, ja arvostamme nopeita vastauksia ilmenneisiin ongelmiin. Odotamme uuden version käyttöä ja Jeevesin jatkokehitystä Systemstödin kanssa.